STAD VILVOORDE Vilvoorde, 25 augustus 2023
dienst Personeel
Aanwerving van een
ADMINISTRATIEF MEDEWERKER
STEDELIJKE ACADEMIE VOOR MUZIEK, WOORD EN DANS
dienst Onderwijs
C1-C3, voltijds, onderwijsstatuut, dag- en avondwerk
In Vilvoorde is het aangenaam wonen, werken en ontspannen. De medewerker van de stad Vilvoorde
staan dagelijks klaar voor alle Vilvoordenaars, in elke fase van hun leven. Als superdiverse stad is
Vilvoorde een laboratorium in ‘samen-leven’. Samen met onze partners versterkt en verbindt de stad
mensen en organisaties. Met vernieuwende projecten en initiatieven biedt de stad een antwoord op
nieuwe noden en dynamieken. Met de blik op de toekomst en in dialoog met haar burgers ontpopt
Vilvoorde zich tot een duurzame, klimaatrobuuste stad.
Onze vier kernwaarden zijn: respecT, intEger, klAntgericht, toekoMstgericht. Samen vormen deze
waarden een TEAM.
Vilvoorde is een aangename stad-aan-het-water waar het gezellig wonen en werken is.
We zoeken een administratieve duizendpoot voor de stedelijke academie voor muziek, woord en dans.
Je kan zowel zelfstandig als in team kan werken, het werk goed organiseren en je bent punctueel en
ordelijk. Je werkt in een creatieve, artistieke omgeving en kan vlot communiceren met leerlingen, ouders
en leerkrachten. Je kan werken met strikte deadlines en je blijft rustig en georganiseerd, ook als er allerlei
taken op je afkomen. Je zorgt voor een correcte leerlingen- en leerkrachtenadministratie.
Aangezien de openingsuren van het deeltijds kunstonderwijs voornamelijk buiten de gewone schooluren
vallen, werk je ook ’s avonds en tijdens de weekends via een beurtrol, in overleg met de directie en je
collega’s. Je bent dus flexibel inzetbaar. De courante softwaretoepassingen (Word, Excel, Outlook)
hebben voor jou geen geheimen en je bent bereid je ook snel in te werken in het gebruik van andere
toepassingen.
Interesse? Lees onderstaande taakomschrijving en stuur je sollicitatie op via www.vilvoorde.be
Meer info? Contacteer Heidi Jacobs, directeur: heidi.jacobs@sovilvoorde.be
WAT VERWACHTEN WE VAN JOU?
- In het bezit zijn van een diploma hoger secundair onderwijs of secundair onderwijs van de derde graad of
hiermee gelijkgesteld. Buitenlandse diploma’s moeten vergezeld zijn van een gelijkstellingsbewijs (zie
www.ond.vlaanderen.be/naric/).
- Klantvriendelijk ingesteld zijn.
- Je bent in het bezit van een blanco uittreksel uit het strafregister (model 2 art. 596.2) niet ouder dan één
maand.
- Zowel zelfstandig als in team goed kunnen werken. Als enige werknemer aanwezig zijn op het
secretariaat schrikt je niet af.
- Gestructureerd, nauwkeurig en ordelijk kunnen werken.
- Initiatief kunnen nemen en creatief zijn.
- Rustig en vriendelijk kunnen blijven in stressvolle situaties.
- Vlot met de courante softwaretoepassingen kunnen werken.
- Je kan goed communiceren in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van de Franse
taal is een pluspunt.
- Je vakantiedagen neem je op tijdens de courante schoolvakanties van het leerplichtonderwijs.
- Bereid zijn om op regelmatige basis ’s avonds en op zaterdag te werken, in een beurtrol met je
collega’s.
- Ervaring in een academie is een pluspunt.
1
WAT IS ONS AANBOD?
Weddeschaal administratief medewerker niveau hoger secundair onderwijs, salarisschaal 202.
Minimale bruto beginwedde: 2 362,35 euro/maand (voltijdse functie).
Ervaring uit de openbare sector wordt volledig overgenomen en relevante werkervaring uit de
privésector of als zelfstandige kan eveneens onbeperkt meegenomen worden.
De wedde wordt vermeerderd met vakantiegeld en eindejaarstoelage.
Eveneens gratis woon-werkverkeer bij gebruik van het openbaar vervoer en fietsvergoeding.
Je kan aansluiten bij de collectieve hospitalisatieverzekering voor onderwijspersoneel.
De Vilvoordse Personeelskaart biedt je een aantal voordelen aan: gratis lidmaatschap bibliotheek
Vilvoorde, 24 gratis zwembeurten in het stedelijk zwembad ‘t Zeepaardje, gratis vissen op de visvijver in
Hanssenspark, korting bij aankoop van losse tickets in cc Het Bolwerk, gratis naar de film bij aankoop van
een abonnement in cc Het Bolwerk.
Interessante verlofregeling waarbij je maximum 12 werkdagen dient te presteren in alle schoolvakanties
samen tijdens het hele schooljaar (max. 10 dagen in de zomervakantie). Aangename werkomgeving, tof
en enthousiast team zijn zeker een meerwaarde.
WAT ZIJN DE VOORWAARDEN OM DEEL TE NEMEN AAN DE SELECTIE?
- je bent Belg of onderdaan van een lidstaat van de EU of van de Europese Vrijhandelsassociatie.
- je bent van onberispelijk gedrag en geniet de burgerlijke en politieke rechten, zoals blijkt uit een
- je voldoet aan de taalvereisten wat betreft de kennis van het Nederlands als onderwijstaal (vereist
bekwaamheidsbewijs of een studiebewijs, een getuigschrift, een certificaat of een attest dat je
vereiste kennis van de Nederlandse taal aantoont.
- je beschikt over een diploma van hoger secundair onderwijs. Buitenlandse diploma’s moeten
HOE MOET JE SOLLICITEREN?
Uiterlijk op 24 september 2023 via https://www.jobsolutions.be/register/16779-95 of tegen
ontvangstbewijs af te geven op de dienst Personeel. De kandidatuurstelling omvat een curriculum vitae,
een motivatiebrief en een kopie van je diploma. Kandidaturen zonder cv of een kopie van je diploma
worden NIET aanvaard.
Stad Vilvoorde hecht veel belang aan gelijke kansen en diversiteit. We moedigen iedereen aan om te
solliciteren ongeacht leeftijd, culturele achtergrond, beperking, seksuele oriëntatie, geslacht of
genderidentiteit.
Aanpassingen in de selectieprocedure nodig? Heb je een beperking waardoor je niet kunt deelnemen
aan de selectieprocedure en voldoe je aan een aantal voorwaarden? Dan kun je een aanpassing in de
selectieprocedure vragen. Meer info: sollicitaties@vilvoorde.be
HOE VERLOOPT DE SELECTIE?
De selectiedatum moet nog vastgesteld worden.
Indien er veel kandidaten zijn kan een preselectie georganiseerd worden. Deze preselectie is
eliminerend.
De schriftelijke proef omvat een competentieproef en/of een gevalstudie. Indien nodig, worden op
voorhand (wet)teksten bezorgd of is er tijdens de proef informatie consulteerbaar. Wie slaagt (=
minstens 50% van de punten), wordt uitgenodigd voor het volgende gedeelte.
De mondelinge proef peilt naar de motivatie. Er worden een aantal competenties bevraagd of de
schriftelijke voorbereiding wordt verder bevraagd. Ook voor dit onderdeel moet minstens 50% van de
punten behaald worden.
Voor beide proeven samen, schriftelijk en mondeling, moet minstens 60% van de punten behaald
worden om geslaagd te zijn. Indien meerdere kandidaten geslaagd zijn, wordt er een bindende
2
wervingsreserve opgesteld. De volgorde op deze wervingsreserve, wordt bepaald door het aantal
behaalde punten.
De inhoud en de vragen van het examenprogramma, wordt opgesteld door een externe jury,
ondersteund door de algemeen directeur.
Bijkomende inlichtingen kunnen steeds bekomen worden op de dienst Personeel, AC Mattenkot 44, 1800
Vilvoorde, telefoon 02 255 79 48 of sollicitaties@vilvoorde.be.
FUNCTIEBESCHRIJVING
Uitvoeren van administratieve taken gekoppeld aan de dienstverlening van de Stedelijke Academie
voor muziek, woord en dans.
1. Informatie inwinnen bij, verstrekken van inlichtingen aan en/of ter beschikking stellen van
documenten aan klanten(burgers, interne diensten).
Voorbeelden activiteiten
- Telefonisch en mondeling informatie verstrekken aan burgers i.v.m. het onderwijsaanbod,
- Telefonisch en mondeling informatie verstrekken aan onderwijzend personeel i.v.m. het
- In kennis stellen van het onderwijzend personeel van beslissingen van de gemeenteraad
- Inwinnen van personeelsgegevens bij onderwijzend personeel.
2. Opvragen van informatie, verzamelen van gegevens en/of adviezen bij andere diensten/instanties.
Voorbeelden activiteiten
- Verzamelen van gegevens i.v.m. het statuut van het onderwijzend personeel bij de
- Inwinnen van informatie betreffende wedden bij de bevoegde instanties (departement
- Inwinnen van informatie betreffende dienstactiviteit van leraars bij andere inrichtende
- Opvragen van attesten (bij andere academies, bij VDAB,….) i.v.m. inschrijving en
- Opvragen van prijsoffertes voor allerhande aankopen.
3. Verwerken en/of verifiëren van gegevens in het kader van dossierbehandeling.
Voorbeelden activiteiten
- Actualiseren van personeelsgegevens
- Verzorgen van de administratie i.v.m. aanwervingen; pensioendossiers, verlofstelsels,...
- Verzorgen van het dossierbeheer van de fysieke personeelsdossiers
- Opvragen en verwerken van gegevens i.v.m. verplaatsingsonkosten leraars en directie;
gegevens i.v.m. uitbetaling juryleden,...
- Bijhouden van een register navorming, een register lesverplaatsingen,...
- Verzekeren van de informatieveiligheid van persoonsgegevens van burgers en andere
stedelijke confidentiële informatie die de medewerkers beheren tijdens het uitvoeren van de
activiteiten verbonden aan hun functie, zoals:
- Opvolgen van het informatieveiligheidsbeleid en de procedures van de stad;
- Naleven van de wettelijke privacy vereisten;
- Melden van informatieveiligheidsrisico’s en inbreuken tegen het informatieveiligheidsbeleid.
4. Opstellen van documenten na toetsing aan en/of in toepassing van de reglementering (eventueel
na bespreking met interne/externe betrokkenen).
Voorbeelden activiteiten
- Voorbereiden van beslissingen voor gemeenteraad en college burgemeester en
- Opmaken van dienstattesten
- Invullen van persformulieren
- Opmaken van bestelbons, mandateringsnota’s,...
- Opstellen van documenten in het kader van opleidingscheques (opmaken verzamelstaat,
invullen van de borderellen voor recuperatie,...).
5. Uitvoeren van allerhande administratieve taken.
3
Voorbeelden activiteiten
- Opmaken/sturen van e-mails
- Verwerken en klasseren van binnenkomende post
- Beheren van een overzicht uitgaande post
- Verwittigen van leerlingen bij afwezigheid leraars
- Beheren van het gebruik klaslokalen.
6. Inspringen bij andere werkzaamheden in functie van de werking van de dienst.
Voorbeelden activiteiten
- Toezicht houden op leerlingen bij afwezigheid leraar op dagen dat studiemeester/opvoeder
- Verzorgen van EHBO.
7. Uitvoeren van specifieke organisatorische en/of logistieke opdrachten
Voorbeelden activiteiten
- Onthalen en doorverwijzen van bezoekers
- Deelnemen aan interne werkvergaderingen
- Zorg dragen voor de koffiekamer
- Meewerken aan wettelijke en maatschappelijk belangrijke opdrachten en organisaties van
de stad (verkiezingen, jaarmarkt,...).
In opdracht:
De algemeen directeur De burgemeester
Vera Boudry Hans Bonte
4
$ads={1}